Handlungsdruck für Unternehmen: GoBD-Update und E-Rechnung bringen massive Änderungen

Handlungsdruck für Unternehmen: GoBD-Update und E-Rechnung bringen massive Änderungen

  • Handlungsbedarf für Unternehmen: Rechnungs- und IT-Prozesse an E-Rechnung und neue GoBD-Vorgaben anpassen, um Vorsteuerverluste und Prüfungsrisiken zu vermeiden
  • Technik und Archivierung im Fokus: Maschinell auswertbare E-Rechnungsdaten, valide Prüfprozesse und ein GoBD-konformes DMS werden zwingende Voraussetzung
  • Dokumentation entscheidet: Verfahrensdokumentation vollständig aktualisieren, um Betriebsprüfungen standzuhalten und Hinzuschätzungen zu verhindern

Mit dem zweiten Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur E-Rechnung stehen Unternehmen vor weiteren tiefgreifenden Änderungen in der digitalen Buchführung und Rechnungsverarbeitung. Die neuen Vorgaben verschärfen insbesondere die Anforderungen an eine GoBD*-konforme Verfahrensdokumentation und rücken diese stärker in den Fokus der Finanzverwaltung, informiert die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Augsburg Schwaben GmbH & Co. KG.

„Ohne valide E-Rechnungen und eine entsprechende Dokumentation drohen Unternehmen unter anderem Vorsteuerverluste und erhebliche Probleme bei Betriebsprüfungen“, warnt WP/StB Jörn Nagel. Das BMF unterscheidet nun erstmals klar zwischen unterschiedlichen Fehlerarten bei E-Rechnungen. Während Formatfehler bereits dazu führen können, dass eine Rechnung nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung gilt, betreffen Geschäftsregelfehler widersprüchliche oder fehlende Pflichtangaben. Inhaltsfehler wiederum beziehen sich auf die sachliche Richtigkeit, etwa falsche Steuersätze oder unzutreffende Leistungsbeschreibungen, und bleiben für den Vorsteuerabzug entscheidend.

Vor diesem Hintergrund gewinnen technische Prüfungen deutlich an Bedeutung. „Unternehmen müssen geeignete Validierungssoftware einsetzen, deren Prüfergebnisse dokumentieren und zusätzlich eine inhaltliche Kontrolle der Rechnungen durchführen“, erläutert Jörn Nagel. Dies gelte nicht nur für Eingangs-, sondern auch für Ausgangsrechnungen, um Beanstandungen durch Kunden und zeitaufwendige Korrekturen zu vermeiden.

Parallel dazu ergeben sich aus den aktualisierten GoBD neue Vorgaben für Archivierung und Aufbewahrung. Strukturierte Datensätze aus E-Rechnungen müssen künftig nicht mehr bildlich, sondern lediglich inhaltlich archiviert werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil maßgeblich, während der menschenlesbare PDF-Anteil nur dann aufzubewahren ist, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Auch bei Ausgangsrechnungen entfällt die Pflicht zur Archivierung bildhafter Kopien, sofern jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. Damit steigt die Bedeutung eines funktionierenden Dokumentenmanagementsystems, das die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherstellt.

Zulässig bleibt die Konvertierung digitaler Dokumente, sofern keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden, die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt und der Prozess klar in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Werden durch OCR-Verfahren zusätzliche Informationen erzeugt, sind auch diese aufzubewahren. Gleichzeitig konkretisiert das BMF die Anforderungen beim Einsatz von Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder Stripe. Deren technische Zahlungsnachweise sind nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder ausschließlich der Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle dienen.

„Besonders bedeutsam ist die Klarstellung zum mittelbaren Datenzugriff“, betont Jörn Nagel. „Unternehmen müssen nicht nur maschinelle Auswertungen nach Vorgabe der Finanzverwaltung durchführen können, sondern diese auch selbst in maschinell auswertbarem Format bereitstellen.“ Dies erhöhe die Anforderungen an IT-Systeme deutlich.

Die steuerliche Verfahrensdokumentation muss sämtliche steuerlich relevanten Abläufe vollständig, nachvollziehbar und aktuell abbilden. „Vom Eingang der Rechnung bis zur Archivierung muss jeder einzelne Prozessschritt dokumentiert werden, so dass ein sachverständiger Dritter den Ablauf ohne Rückfragen nachvollziehen kann“, erklärt Jörn Nagel. „Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert nicht nur die Ablehnung von Eingangsrechnungen und den Verlust des Vorsteuerabzugs, sondern auch Hinzuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen.“ Jörn Nagel empfiehlt Unternehmen daher, ihre Rechnungs- und Buchführungsprozesse zeitnah an die neuen gesetzlichen und technischen Vorgaben anzupassen, geeignete Validierungssoftware einzusetzen und sämtliche organisatorischen sowie technischen Maßnahmen sorgfältig zu dokumentieren.

 

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Checkliste Verfahrensdokumentation

  1. Allgemeiner Teil
    – Unternehmensstruktur, Verantwortlichkeiten
    – Beschreibung der IT-Systemlandschaft
  2. Prozessdokumentation
    – Eingang, Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen
    – Scan- und Vernichtungsprozesse für Papierbelege
    – OCR-Verfahren und Datenanreicherungen
    – Konvertierungsprozesse und Prüfprotokolle
    – Verarbeitung von Zahlungsdienstleisterdaten
  3. Anwenderdokumentation
    – Beschreibung der eingesetzten Systeme und Programme
    – Eingabemasken, Verarbeitungsschritte, Fehlerbehandlung
    – Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen
  4. Technische Systemdokumentation
    – Datenstrukturen und Schnittstellen
    – Systemaufbau, Tabellen, Steuerungsparameter
    – Versionsstände, Updates und Änderungen
  5. E. Betriebsdokumentation
    – Datensicherungsverfahren
    – Verarbeitungs- und Abstimmprotokolle
    – Berechtigungskonzepte
    – Änderungshistorie

Fahrplan E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025

  • Alle Unternehmen in Deutschland, die umsatzsteuerpflichtig sind und B2B-Rechnungen empfangen können, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, unabhängig von Umsatzhöhe oder Unternehmensgröße.

Übergangsphase 2025–2026

  • Beim Versand / der Ausstellung von Rechnungen gilt eine Übergangsregelung: Papier- oder unstrukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF) sind weiterhin erlaubt, zum Teil mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2027

  • Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, Rechnungen als E-Rechnung auszustellen.
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 noch Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.

Ab 1. Januar 2028

  • Für alle Unternehmer greift unabhängig von Umsatz oder Größe die Pflicht zur Erstellung und Versendung strukturierter E-Rechnungen (im Format nach Norm EN 16931 bzw. kompatible Formate).

Ausnahmen bleiben bestehen

  • Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich nur im B2B-Bereich (also Rechnungen zwischen Unternehmern). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind derzeit nicht betroffen.
  • Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bestimmte Leistungen (z. B. steuerfreie Leistungen, Fahrausweise) kann weiterhin eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden.

Unser Rat: Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Rechnungs- und Buchführungsprozesse den aktuellen Anforderungen zur E-Rechnung und den GoBD entsprechen. Gerne analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe, unterstützen bei der Anpassung Ihrer IT-Systeme und helfen bei der Erstellung oder Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Sprechen Sie uns an – wir begleiten Sie strukturiert und rechtssicher durch die Umsetzung.