Einladungen zu Gesellschafterversammlungen sollten sehr sorgfältig abgewickelt werden, um die Anfechtung von Gesellschafterbeschlüssen wegen Einladungsmängeln zu vermeiden. Neben inhaltlichen Mängeln betrifft dies insbesondere den Versand der Einladungen an die Gesellschafter.
Die Beweislast für Absendung und Zugang von Einladungen an die Gesellschafter trifft grundsätzlich die Gesellschaft.
Sie kann aber von einer Beweiserleichterung profitieren, wenn sie die Einladungen rechtzeitig an die von den Gesellschaftern angegebenen Adressen abgesandt hat. Dann hat die Gesellschaft nur noch die Absendung, nicht aber den Zugang der Einladung zu beweisen.
Bei einem Versand der Einladungen knapp vor dem Fristablauf oder an nicht offiziell mitgeteilte Adressen ist die Beweislage für satzungskonforme Einladungen kritisch.
Die Wahl eines Einwurf-Einschreibens ist kein sicheres Mittel, um den beweiskräftigen Zugang zu gewährleisten, da das Schreiben auch von jemandem entgegengenommen werden könnte, der nicht als Empfänger für den Gesellschafter fungiert. Auch ein Einschreiben mit Rückschein garantiert im Fall der Abwesenheit des Empfängers keinen Zugang. Allein aus der Hinterlegung eines Abholungsscheins, selbst an der richtigen Adresse, kann nicht geschlossen werden, dass der Empfänger tatsächlich Kenntnis von dem in der Poststelle befindlichen Schreiben genommen hat.
Seine Kenntnis beschränkt sich lediglich auf den Umstand, dass für ihn ein Schreiben mit noch unbekanntem Inhalt hinterlegt wurde.
Der Zugang des Einladungsschreibens an einen Empfangsboten kommt nur in Betracht, wenn dieser vom Empfänger als Bote ermächtigt war. Eine solche Ermächtigung wird für Personen vermutet, die sich im räumlichen Herrschaftsbereich des Adressaten aufhalten. Aber die Vermutung gilt nur, wenn eine engere Verbindung zwischen dem Empfänger und dem Boten besteht.
Wenn nicht alle Gesellschafter wirksam zur Gesellschafterversammlung eingeladen worden sind, kann dies die erfolgreiche Anfechtung und damit die Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse zur Folge haben.
Hinweis: Zu der neuerdings bestehenden Möglichkeit einer digitalen Einladung und auch Durchführung von Gesellschafterversammlungen sollten Sie sich rechtlich beraten lassen, denn die Regelungen sind nicht eindeutig.